Bogor24Update – Pemerintah Kecamatan Cibinong meluncurkan aplikasi Bagelen.site sebagai buku agenda elektronik Kecamatan Cibinong. Aplikasi online berbasis digital ini memuat menu pelayanan perizinan an non perizinan yang dibutuhkan masyarakat dari Pemerintah Kecamatan Cibinong.
Camat Cibinong Acep Sajidin mengatakan, kehadiran Bagelen.site diharapkan memecahkan permasalahan kelalaian penyimpanan berkas yang tidak teratur sehingga mengakibatkan menumpuknya dokumen yang ada. Dari surat-surat yang diproses yaitu: surat masuk sebagai dasar agenda kegiatan dan surat keluar. Memastikan kebenaran dari sebuah informasi tanpa tergesa-gesa dan memperhatikan urusan yang terjadi dan berita yang ada, sehingga dapat jelas kebenarannya.
“Termasuk surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi harus diteliti kebenarannya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman antara yang mengeluarkan surat dan yang menerima surat tersebut,” kata Acep Sajidin, Selasa 12 Desember 2023.
Dalam proses pembuatan dan pengolahan surat pada Kecamatan Cibinong yang berfokus pada Bagian Sekretariat yang akan dikelola secara langsung oleh pegawai yang terkait. Tahap proses penomoran surat masih dalam bentuk penulisan manual dalam buku besar dan akan dicari secara satu-persatu yang akan memerlukan waktu lama dalam pencarian dan disposisi surat masuk yang masih suka tercecer.
Oleh karena itu, maka diperlukan Rancang Bangun Buku Agenda Elektronik pada Kecamatan Cibinong , sehingga dapat mempermudah dalam mengelola data surat secara efektif yang mempercepat proses pendataan serta pencarian nomor surat yang akan diproses, salah satu pemanfaatan teknologi tersebut dapat juga memberikan informasi agenda kegiatan yang ada di Kecamatan Cibinong. Berdasarkan masalah itu, maka kecamatan cibinong membuat aplikasi “Buku Agenda Elektronik”.
Acep menambahkan, yang melatarbelakangi dibangunnya aplikasi Buku Agenda Elektronik antara lain mengadaptasi perkembangan teknologi informasi saat ini yang semakin berkembang dengan pesat, sehingga menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi tersebut.
“Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan oleh berbagai bidang. Manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat,” kata dia.
Dengan bantuan teknologi informasi, segala proses pengolahan data dalam sistem bisa dilakukan di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien.
Dari penjelasan uraian diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan dan dirubah menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses pengolahan data sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama.
Selain itu, pengolahan dan pengaksesan data yang tidak menggunakan sistem biasanya hanya dilakukan di satu tempat saja sehingga bisa menghambat kinerja dari instansi. Salah satu instansi di bidang pelayanan, Kecamatan Cibinong masih menggunakan sistem manual pada proses pembuatan dan pengarsipan surat menyurat sehingga menjadi kurang efisien.
Pada pengarsipan surat masuk masih disimpan dalam map besar yang diurutkan berdasarkan tanggal, dan di tulis secara manual dalam buku besar surat masuk selain itu pada pengarsipan surat masuk membutuhkan pembuatan disposisi untuk ditujukan ke pihak yang bersangkutan.
Pembuatan disposisi tersebut menunggu Camat yang mana sebagai seorang Pemimpin memiliki kesibukan atau aktivitas yang banyak. Sehingga proses pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada map sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut dibutuhkan kembali surat akan sulit untuk ditemukan.
“Oleh karena itu perlu dibuat suatu sistem yang menangani pengolahan data surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk, pembuatan disposisi sebagai bahan agenda kegiatan harian yang ada di kecamatan cibinong, pembuatan nomor surat keluar berbasis web. Dengan sistem tersebut, diharapkan bisa meningkatkan kinerja Kecamatan Cibinong. Pembuatan sistem tersebut diharapkan bisa mengolah data tanpa memakan waktu yang lama dan bisa diolah di tempat manapun. Selain itu, diharapkan sistem ini bisa menghasilkan pelaporan yang akurat yang bisa digunakan sebagai hasil evaluasi,” tegas dia.
Acep mengatakan, aplikasi berbasis web yang dinamakan Bagela.site akan mendigitalisasi pengarsipan manual yang mudah hilang dan sulit di cari. Kemudian menghindari penulisan ganda dalam pencatatan di buku besar yang selama ini dilakukan secara manual.
Disposisi surat manual yang kerap membuat tercecernya surat dan tidak sampai ke yang didisposisikan juga dapat dihindari.
“Agenda kegiatan digital akan memberikan notifikasi dispose tiap bagian atau pengelola surat,” kata dia
Selain itu, pelaporan manual yang sering tidak akuratnya jumlah karena dihitung satu persatu berdasarkan buku besar surat masuk juga diminimalisir karena pelaporan digital lebih akurat dan sesuai dengan jumlah.
Aplikasi ini juga akan mengatasi persoalan surat keluar, mulai dari penomoran yang mengunakan buku besar dan dicatat secara manual akan dilakukan secara sistem dan tidak memungkinkan terjadi ganda dalam penomoran
Penandatanganan secara manual yang menghambat dalam kegiatan jika pimpinan tidak ditempat juga tidak akan terjadi lagi karena penandatangan secara elektronik dapat di lakukan di mana saja dan real time.
Pengarsipan manual yang mudah hilang dan sulit di cari juga tidak akan terjadi lagi karen pengarsipan digital mempermudah dalam pencarian surat.
“Mempermudah pelayanan dan tertib administrasi dalam pengelolaan surat, surat keluar, agenda kegiatan yang lebih tertata, dispose surat yang lebih terarah dan sebagai pendukung penomoran surat keluar tanda tangan elektronik,” kata dia.
Acep menambahkan inovasi buku agenda elektronik ini juga merupakan bagian untuk membantu pemerintah dalam industry 4.0 yakni SDM go Digital. Aplikasi ini akan mempermudah penomoran surat secara digital, meminimalisir penomoran ganda dalam surat keluar, mengurangi penggunaan kertas (Paperless), menata kegiatan yang lebih terstruktur dan agenda kegiatan digital, biaya operasional lebih rendah.
“Bagi Aparatur Kecamatan Cibinong aplikasi berbasis web ini dapat membuat terlaksananya tanggung jawab yaitu tugas pokok dan fungsi dalam bagian ke sekeretariatan di kecamatan cibinong, mempermudah pelayanan dan tertib administrasi, mengurangi penggunaan kertas, mensuport aplikasi Tanda Tangan Elektronik, dan memetakan agenda kegiatan yang lebih terarah dan teratur dan basis data elektronik,” tandas dia.(*)
